Näyttää hyvältä - jos näkyy
Sähköposti on nopea ja varma viestintäväline. Jos viesti nyt sattuu menemään perille.
Jokin aika sitten sain suuren organisaation tiedottajalta viestin, jonka otsikko oli asiakirja1. Itse viestissä ei ollut sanaakaan, mutta liitteeksi oli laitettu asiakirja1.doc. Kumpi voittaa, kiire vai uteliaisuus?
Tuossakin organisaatiossa oli jopa ohjeistus sähköpostiviestinnästä, otsikoinnista ja muista keskeisistä vaatimuksista, mutta valmis postituslista ja liitteen huitaisu sähköpostiin kävi lähettäjältä ajatusta nopeammin. Useimmiten viestiin kuin viestiin liitetään tiedosto, jollaisia lähettäjällä itsellään on tapana käyttää.
Harva tulee ajatelleeksi, että vastaanottajalla voi olla erilainen tietojärjestelmä tai sähköpostiohjelma kuin minulla. Kännykkä ei ymmärrä kaikkea tai yrityksen sähköpostijärjestelmä siivoaa liitteet pois. Tai mobiiliyhteys on niin hidas, että liitettä ei viitsi ladata. Silloin ei auta edes uteliaisuus.
Yleensä liitetiedostoissa on pelkkää tekstiä. Ei siis mitään sellaista, jonka vuoksi asiaa ei voisi kertoa varsinaisessa sähköpostiviestissä. Useimmissa tapauksissa liitetiedosto onkin tarpeen vain silloin, jos vastaanottajan pitää edelleen muokata samaa dokumenttia.
Siispä: jos viestitään suurelle vastaanottajajoukolle, sähköpostin otsikko paikoilleen ja teksti itse viestiin - silloin ainakin osa sanomasta menee perille, vaikka viestiä vain vilkaisee.
Kun asiaa alkaa olla enemmän, jäsennetään fonttien ja värien avulla. Ehkä pari viivaa väliin.
Mutta jos yhteistö viestii säännöllisesti ja sähköpostien pitäisi näyttää juuri meiltä lähteneeltä. Siinä tapauksessa täydennetään fontti- ja värivalikoimaa kuvilla ja jäsennetään koko viestin sisältö taulukkorakenteen sisälle. Hyvältä näyttää, ainakin lähettäjän koneella.
Mutta entäs jos
• vastaanottajan koneella ei olekaan meidän graafisessa ohjeistuksessamme määriteltyjä fontteja. Kyllä sähköpostiohjelma jotain näyttää, tai käytetään heti Arialia ja Timesia.
• vastaanottajan sähköpostiohjelma ei näytä lainkaan muotoiltuja sähköposteja. Tilanne ok, kunhan lähettäjä muistaa valita vaihtoehdon, joka liittää viestiin myös muotoilemattoman tekstin.
• vastaanottajan organisaatiossa on käytössä järjestelmä, joka siivoaa suuren osan tyylimäärittelyistä pois. Edelleen ok, jos viesti on tehty sen verran fiksusti että perus-html on luettavaa, otsikkotasot on jäsennetty oikein eikä pelkillä fonttimuotoiluilla ja rakennne on suunniteltu siten että järjestys säilyy järkevänä myös muotoilujen hävitessä.
• vastaanottaja haluaa lähettää viestin edelleen. Viestin sisällön ja erityisesti muotoilun kohtalo riippuu käytettävästä sähköpostiohjelmasta, joka voi tehdä omat, useimmiten hallitsemattomat temppunsa.
Sähköpostiviestinnässä on kaksi tapaa saada viesti perille juuri sen näköisenä kuin haluaa: pdf-tiedosto tai kuva. Jälkimmäinen on aika harvoin perusteltu, sillä esimerkiksi mobiiliyhteyksillä kuvat latautuvat hitaasti ja ovat hankalia katseltavia. Pdf on mainio tiedostomuoto, mutta ei sekään kännykällä postejaan lukevaa ilahduta.
Suunnilleen 15 vuotta sitten siirsin arkiston hyllylle metallilaatat, joihin oli stanssattu vastaanottajien nimet ja osoitteet. Niitä käytettiin kirjeitse lähetettävien tiedotteiden osoitteistuksessa. Siitä lähtien kaikki tiedotteet lähtivät faksilla, koko lista yhden napin painalluksella.
Kävi helpoksi, ja taisipa tiedotteiden määräkin lisääntyä.
Mutta ei se ollut mitään nykyiseen viestien määrään verrattuna.
Alkaisikohan perinteinen posti olla sen verran eksoottinen väline, että vastaanottaja huomaisi sen jo paremmin? Tai pitäisikö edes antaa vaihtoehto, haluanko säännölliset viestit sähköpostiin vai postitse? Jos emme edes tiedä millaisella vehkeellä muut viestejämme lukevat, mistä tiedämme ehtivätkö he niitä lukea?
Mika Särkijärvi
