Muutoksessa testataan viestinnän toimivuus
Kuntaliitokset ovat aina isoja muutoksia kuntalaisille, mutta varsinkin kuntaorganisaatiolle. Liitoksissa yleensä muuttuvat työntekijöiden työkulttuuri, työtehtävät, toimipiste jopa lähin esimies ja osa työkavereista. Kaikki muutokset luovat epävarmuutta tulevaisuudesta.
Organisaatiota kohtaavassa isossa muutoksessa keskeiseksi nousee viestintä ja vuorovaikutus. Yleensä niiden merkitys muutostilanteissa tunnistetaan ja myönnetään, mutta harvoin asialle tehdään mitään käytännössä.
Viestinnällä määrällä, laadulla ja säännöllisyydellä on suuri merkitys siinä, kuinka onnistuneena esimerkiksi kuntaliitosprosessi koetaan. Pienikin muutos on aina kriisi. Työyhteisössä jokainen reagoi muutokseen eri tavalla ja tarvitsee sopeutumisaikaa. Osa on valmis hyväksymään muutokset pienen sulattelun jälkeen, toisilla halu muutosvastarintaan on vahva. Muutos edellyttää aina vanhoista toimintatavoista luopumista. On tärkeää, että ihmiset saavat surra ja luopua vanhasta ennenkuin uutta synnytetään tilalle. Siksi muutosvastarinta tulee nähdä jopa positiivisena asiana, joka kuuluu osana koko prosessia.
Viestinnän niukkuus johtaa huhuihin
Jos viestinnässä otetaan niukka linja, alkavat muutokseen liittyvät asiat elämään omaa elämäänsä. Työyhteisössä liikkuvat pian huhut ja olettamukset tulevasta. Säännöllisellä tiedottamisella katkaistaan perättömiltä huhuilta siivet ja ohjataan muutosta hallitusti. Mitä paremmin ymmärretään muutosta, sitä vähemmän sitä pelätään. Keskeistä on työntekijöiden ja esimiesten välinen luottamus. Mitä enemmän esimieheen luotetaan, sitä suurempi on muutosmyönteisyys.
Vuorovaikutus on merkittävässä asemassa muutoksesta kerrottaessa. Työyhteisössä on luotava tilanteita, joissa työntekijät pääsevät kertomaan omia tuntemuksiaan. Asioiden käsittely yhdessä työporukkana tai keskustelut esimiehen kanssa ovat tärkeitä. Hyvinkin suunnitellussa muutoksessa syntyy aina tarvetta keskusteluille ja asioiden pohtimiselle yhdessä.
Organisaatioissa eletään nykyään jatkuvassa muutoksen kehässä. Prosessilla ei ole selkeää alkua tai loppua, vaan muutos on jatkuvaa. Jos muutosta halutaan viedä onnistuneesti eteenpäin, tulisi henkilöstölle tarjota tilaisuuksia puhua tuntemuksistaan ja kokemuksistaan. Vuorovaikutustilanteet tarjoavat myös foorumin käydä läpi sitä, missä vaiheessa muutosta ollaan ja kuinka siirrytään seuraavaan vaiheeseen. Jotta jatkuvat muutokset kestettäisiin, on tärkeää jollakin tavalla päättää muutosprosessi ja tarjota suvantovaiheita. Se antaa esimiehille mahdollisuuden antaa työntekijöille tunnustusta hyvin läpiviedystä muutoksesta.
Muutoksessa ei riitä, että uusi toimintastrategia kyetään viemään käytännössä joka henkilöstöryhmään. Lisäksi tarvitaan selkeä viestinnän strategia. Tällä vältetään se, että henkilöstö joutuu eriarvoiseen asemaan viestinnän suhteen.
Liisa Tanninen
